1. Inicio y acceso al sistema

Registrarse en el sistema

Puedes regístrate gratis en el sistema desde el siguiente enlace: Registro gratuito.

Una vez completado el formulario de registro, deberás validar tu email a través de un correo electrónico. Sin la verificación realizada no podrás realizar ningún envío. También podremos realizar el registro mediante nuestra cuenta Google.

2. Vista inicial

Realiza búsquedas directas de los últimos envíos realizados y consulta el estado de todos los documentos enviados durante el mes.

2.1. Resumen / Vista inicial

Estado de los envíos del mes: Breve resumen donde podemos ver de manera gráfica el estado de los últimos envíos realizados durante el mes en curso. Si deseas visualizar cualquiera de los estados, únicamente deberemos pulsar encima del número para que en la tabla inferior se visualice el campo seleccionado.

Envíos del mes: Resumen total de los envíos realizados en el sistema, con el contador de los envíos pendientes que nos quedan para acabar el pack contratado.

Envíos pendientes: Número total de envíos pendientes de firma.

Envíos firmados: Resumen de los envíos que han sido firmados durante el mes en curso.

Envíos rechazados: Número total de los envíos rechazados por el receptor al que se envió el documento. Podemos ver el motivo del rechazo accediendo a los detalles del documento.

Envíos caducados: Resumen de los envíos caducados del mes. Aprende a configurar los días de caducidad del documento (una vez cumplidos, el documento caduca y no se puede firmar).

2.2. Envíos del mes en curso

Tabla donde visualizaremos un resumen de los envíos realizados durante el mes en curso. Esta tabla permite visualizar algunos de los datos del envío como el código de envío, asunto, fecha y estado.

Filtrar: Realiza un filtrado de envíos y escoge en el desplegable de la parte derecha de la tabla el tipo de envío que queremos visualizar. En las opciones podemos escoger el número de envíos que nos muestra la tabla en pantalla.

Ordenar la tabla: Organiza visualmente el contenido que muestra la tabla ordenando el contenido del modo que queramos pulsando directamente en el título de la columna que deseamos reordenar.

Acceder al documento: Pulsando encima del documento accederemos a los detalles del documento donde veremos toda la información y descargaremos los archivos asignados al envío.

3. Realizar un nuevo envío

Aprende a realizar envíos desde el asistente de envío. El asistente permite realizar el envío de manera muy simple siguiendo las diferentes pantallas del slide, donde iremos completando los datos del receptor, emisor, método de envío, tipo de firma o la configuración del documento.

3.1. Datos del envío

En la primera pantalla deberemos completar los datos generales del envío, donde estableceremos un asunto y el nombre del emisor para que el receptor lo visualice al abrir el documento.

Estos son los datos que podemos completar en esta primera parte:

ID de envío (Opcional): Podremos generar envíos con un id específico para luego filtrar y organizar mejor las búsquedas dentro del sistema.

Nombre del emisor del envío: El usuario ve este nombre en el SMS o email, así como al abrir el documento.

Asunto: Indicaremos el asunto del documento. Ten en cuenta que este asunto lo verá el receptor al abrir el documento.

Enviar documento por / Selecciona método: Escogemos el método de envío del documento. SMS, correo electrónico, o generar un enlace.

País: Sólo para envíos por sms.

Enviar enlace web: Para que el destinatario firme a través de un link web.

Enviar enlace app: Para que el destinatario firme a través de la app, con un código asignando al envío.

Tipo de firma:

Escogeremos el tipo de firma:

• Firma simple: Opción de firma simple con la que el usuario firma el documento pulsando un simple botón, el cual valida la firma simple en el documento.
• Firma OTP: En la opción de Firma OTP no será necesario escribir la firma, el destinatario solicitará un código que le llegará al email o teléfono y lo usará para aceptar el documento. No es posible usar esta opción en un envío de tipo enlace.
• Firma manuscrita: Método de firma en la que el usuario realiza un trazo en un dispositivo táctil. Al hacer el envío seleccionamos el lugar donde debe ir ubicada la firma.
• Certificado electrónico: El usuario debe adjuntar un certificado válido en el proceso de firma.
• Manuscrita o certificado electrónico: Si seleccionamos ambas opciones, el usuario tendrá la posibilidad de escoger una de las dos opciones para firmar el documento. La opción de firma manuscrita o certificado electrónico no podrá ser usada en envíos multifirma con firma conjunta.

3.2. Destinatario/s

Crear Destinatarios/s:

Debemos añadir los datos del remitente (depende de la opción anteriormente seleccionada en tipo de envío deberemos indicar teléfono, email o simplemente nombre si es envío mediante enlace).

Una vez añadidos los campos, pulsamos en el botón “AGREGAR” para añadir al remitente. Es importante resaltar que cuando enviamos un documento a varias personas a la vez, el sistema genera tantos envíos como remitentes agregados, siendo todos ellos envíos independientes. 

Si lo que queremos es la firma de varios receptores en un mismo documento, debemos seleccionar la opción de “Firma conjunta”. Y si las firmas deben ir en un orden establecido, seleccionaremos “Establecer prioridad” para ordenar el orden de firma del envío.

Seleccionar Contacto/s:

Otra opción que tenemos disponible es añadir contactos que previamente tengamos agregados en la agenda de contactos.

Cuando disponemos de contactos agregados en nuestra agenda, simplemente debemos pulsar el botón “Seleccionar contactos”. En la ventana emergente buscaremos y seleccionaremos los contactos que deseamos agregar.

El sistema tiene en cuenta la información del contacto en función del tipo de envío. Si es un envío por sms, recogerá el teléfono, si es mediante email recoge el correo electrónico, y si es simplemente un enlace, el nombre.

Firma individual:

Opción por defecto. Para envíos simples en los que en el documento debe aparecer la firma de una única persona.

Firma conjunta:

Para documentos que tengan que ser firmados por varias personas a la vez. Al seleccionar la opción, el documento que posteriormente adjuntemos se enviará a los destinatarios adjuntados (deberemos seleccionar y ubicar la firma de cada destinatario en el documento).

Establecer prioridad: En la firma conjunta podremos establecer un orden de prioridad, para que firmen en un orden establecido si fuese necesario.

3.3. Documento/s

Plantilla rápida: Para crear una plantilla en el momento del envío.

Debemos establecer el formato del documento y su orientación (A4 y vertical por defecto).

Días de caducidad: Establecemos el periodo de caducidad del documento. Una vez superado este periodo, el documento pasa a estar en estado “caducado” y el receptor ya no podrá firmar ni visualizar el documento.

Subir documento: Seleccionamos el documento PDF (siempre debe ser un documento PDF).

Subir formulario: Seleccionaremos en este caso un formulario en PDF. Una vez subido podremos configurar los diferentes campos y pantallas.

Firma: Añadimos la ubicación, tamaño y páginas donde ubicaremos la firma del documento. Si es un envío múltiple, al añadir la firma seleccionaremos el firmante correspondiente.

Sello: Añadimos el archivo, tamaño y páginas donde queramos ubicar nuestro sello.

Plantilla guardada: Seleccionaremos una de las plantillas guardadas. Crearemos y guardaremos plantillas desde la pestaña “configuración”.

3.4. Resumen

Resumen final donde revisaremos todos los datos del envío. La función principal de esta vista general es repasar todos los datos y verificar que te todo sea correcto.

El resumen nos ofrece una vista general de las tres secciones diferentes del envío, donde veremos desglosado, por una parte:

1. Datos de envío: En esta sección deberemos verificar el ID, nombre del emisor, asunto del envío, el método escogido y el tipo de firma.
2. Destinatarios: Verificaremos si todos los datos de destinatario son correctos.
3. Plantilla: Repasaremos si el formato del documento escogido es correcto, así como las firmas y sellos agregados, si solicitamos documentación adjunta, o si tenemos la opción de formulario activada.

4. Buzón de envíos

En el buzón de envíos tendremos acceso a todos los documentos enviados por el/los administradores del sistema. Todos los envíos realizados se almacenan de manera segura en el sistema, junto con todos los datos generados por el envío, como el documento de trazabilidad en PDF, el documento firmado (o sin firmar si fuese rechazado o caducado), y si es un envío con documentos adjuntos, dichos archivos estarían disponibles junto con el documento firmado.

El buzón de envíos permite organizar todos los envíos fácilmente de manera muy similar a un correo electrónico. Con una interfaz similar a la de una bandeja de entrada de correo electrónico, se van registrando todos los envíos realizados por el usuario, y cuando pulsamos encima, accederemos a la información del envío y documentos adjuntos.

4.1. Buscar envíos

Busca envíos de manera cómoda con el filtro de búsqueda. Con el, puedes realizar búsquedas introduciendo el ID de envío, receptor al que va dirigido el envío, código del envío, o asunto. Además, también puedes buscar envíos según el estado (pendientes, firmados, rechazados o caducados) o incluso fecha.

Exportar resultados

Una vez generado el resultado en la tabla, es posible exportar todos los resultados directamente pulsando el botón “EXPORTAR RESULTADOS”. El sistema genera un archivo xls con todos los resultados.

4.2. Ver envío

Para acceder a la información de un envío, simplemente deberemos pulsar encima del envío al que queremos acceder. De este modo visualizaremos toda la información del envío, así como los documentos para firmar del envío, los archivos adjuntados (si así los tuviese) o el documento de trazabilidad generado en el envío.

Descargar selección.

Si deseamos descargar uno o varios documentos a la vez, debemos seleccionar varios envíos a la vez (o todos), y pulsar el botón “DESCARGAR SELECCIONADO/S”. El sistema genera un archivo comprimido con todos los documentos de cada envío.

4.3. Ver estado del envío

Es posible ver fácilmente el estado actual en el que se encuentra el envío. Simplemente deberemos acceder al buzón de envíos, y en detalles visualizaremos un time line donde veremos el estado actual en el que se encuentra dicho envío.

Tendremos tres estados diferentes:

• Doc. Enviado: Para saber el momento en el que ha sido enviado el documento.
• Envío abierto: Donde visualizaremos el momento exacto en el que el receptor abre el documento.
• Doc. Firmado: Finalmente, en este punto veremos si el documento se ha firmado, registrando la fecha y hora exacta en la que se ha firmado el documento.

4.4. Descargar documentos

El sistema permite descargar los documentos del envío fácilmente. Accederemos desde el buzón de envíos, y una vez seleccionado el envío correspondiente, tendremos dos opciones diferentes de descarga:

Descargar documentos.

Opción para generar un archivo comprimido (.zip) donde se guardarán todos los documentos del envío comprimidos. En el archivo comprimido veremos tanto el documento en PDF firmado como la documentación adjuntada por el receptor (si así se lo hubiese solicitado el emisor).

Descargar documentos generados o previsualizar.

Para escoger el documento que queremos descargar, debemos pulsar directamente en la flecha de la tabla donde se ven los documentos generados. Igualmente es posible previsualizar el documento pulsando la lupa, que abre una ventana emergente donde previsualizamos el archivo.

4.5. Trazabilidad

El documento de trazabilidad recoge todos los datos registrados en el envío. Este documento verifica la invulnerabilidad del documento durante todo el proceso de firma, y recoge los diferentes datos del envío, como la hora, fecha o dispositivo desde el que se ha realizado la acción registrada en el documento.

Descargaremos el documento en PDF pulsando el botón “TRAZABILIDAD”. En el documento veremos toda la información del envío, con la trazabilidad de los tramos registrados en el proceso.

4.6. Reenviar documento

Opción para reenviar el documento cuando dicho documento se encuentra pendiente de firma. Al pulsar el botón “Reenviar”, se nos abrirá una ventana emergente para confirmar el renvío.

De manera automática el documento se envía mediante el método inicial escogido con el que se envío el documento, ya sea SMS, email o el link.

4.7. Replicar

En este caso, tendremos la opción de poder replicar directamente el documento para los envíos caducados o rechazados. Una vez pulsamos el botón “Replicar”, el sistema nos lleva a la ventana de nuevo envío con los datos del envío replicado.

4.8. Eliminar

Únicamente es posible eliminar los documentos en estado “Pendiente”. Si eliminamos el envío, todos los datos generados asignados a ese envío, como el código de envío o el enlace, serán igualmente eliminados. Es por este motivo por el que el usuario receptor ya no podrá acceder al documento.

5. Contactos / Agenda

5.1. Nuevo contacto

Crea nuevos contactos fácilmente desde la agenda. Accede en el menú a “CONTACTOS” y pulsa el botón “NUEVO CONTACTO”. En la ventana emergente, añade los diferentes campos solicitados (Organización y Cargo no son obligatorios). Debes introducir al menos un email o un teléfono para realizar envíos por SMS o email.

En las opciones para crear el contacto, el sistema nos permite además indicar una Organización o un cargo, con el fin de organizar y buscar luego de manera sencilla los contactos y agruparles correctamente. Si deseamos añadir a un grupo el contacto, previamente deberemos tener creado dicho grupo, como en el siguiente punto vamos a ver.

Asignar grupo a contacto

Para asignar uno o varios contactos a un grupo, seleccionaremos el/los contacto/s creados en el sistema con el selector de la izquierda, y una vez realizada la selección correspondiente del grupo que deseamos crear, pulsamos el botón “AÑADIR A UN GRUPO”. En la ventana emergente seleccionaremos el grupo que deseamos asignar a los contactos seleccionados.

5.2. Gestionar grupos

Crear nuevo grupo.

Si deseamos crear un nuevo grupo, accederemos a través del menú CONTACTOS, pulsando el botón “GESTIONAR GRUPOS”. En el pop-up emergente, indicaremos un nombre y una descripción al nuevo grupo.
Podemos crear diferentes grupos, organizando la agenda de contactos según departamentos, equipos de trabajo, ubicaciones, etc.

Editar o eliminar grupo.

Accediendo al menú de gestión de grupos, pulsando en “GESTIONAR GRUPOS”, visualizaremos la tabla con los grupos que tengamos creados. En ella veremos toda la información del grupo (nombre, descripción y número de contactos asignados).

Si deseamos editar un grupo, simplemente pulsaremos en el icono lápiz.

Para eliminar pulsaremos el icono papelera. Si eliminamos un grupo, todos los contactos asignados a un grupo, pasarán a contactos generales sin grupo asignado.

5.3. Importar contactos

Es posible importar contactos a través de un listado creado en un .xlsx (de Excel). Pulsando el botón “IMPORTAR CONTACTOS” se nos abrirá una ventana emergente donde seleccionaremos el archivo a importar. Una vez cargado, si no existe ningún error en el formato, los contactos quedarán guardados y creados en la agenda.

El formato en el que debemos crear el documento .xlsx es muy simple, ordenaremos por filas cada contacto, y en las columnas, en orden, pondremos los datos del contacto. En la columna uno, el nombre, en la segunda, el número de teléfono, en la tercera el email, en la cuarta y la quinta, la organización y el cargo respectivamente.

6. Plantillas

Crea y guarda plantillas para aquellos envíos recurrentes que vayas a realizar de manera más habitual. Cuando hagas un nuevo envío, simplemente tendrás que cargar la plantilla, y la configuración establecida en dicha plantilla se aplicará al envío, ¡así de fácil! 

6.1. Crear nueva plantilla

Lo primero que debemos hacer es dar un nombre a la plantilla. Debemos escoger un nombre que nos ayude luego a organizar de manera correcta las diferentes plantillas que vayamos a guardar en el sistema. Una vez definido el nombre, realizaremos la configuración de la plantilla:

Formato: Escogemos el formato que tendrá el documento (orientación y tamaño).

Plantilla por defecto: Es posible establecer un documento por defecto, de este modo, cuando hagamos un nuevo envío, de manera automática se cargará la configuración establecida en la plantilla que tengamos por defecto.

Multifirma: Si es una plantilla para un multienvío, deberemos indicarlo, así como el número de firmas que irán en el documento enviado.

Subir documento: Cargaremos el documento en PDF.

Añadir firma.

Es posible añadir la firma a través de los controles del ratón. Para ello, clicaremos en el botón “AÑADIR FIRMA” y nos dirigiremos hacia la vista del documento en la zona derecha. Clicando sobre el documento en la zona deseada, y arrastrando el puntero, será posible dibujar el cuadro donde debe ir insertada la firma. 

Una vez diseñado el cuadro, será posible moverlo por el documento para colocarlo en otro lugar si así se desea. Y, por último, sólo quedará clicar en “ACEPTAR”.

Mover o eliminar firma tras crearla

En la configuración de la plantilla aparece la lista con todas las firmas creadas e información al respecto. En la columna de acciones aparecen diferentes iconos:

• Flechas: servirá para mover la firma mediante el ratón, clicando sobre el recuadro de la firma en el documentos y arrastrándolo hasta donde se desee colocar.
• Lapicero: podrá editarse, mediante escritura, el ancho y alto en cm del cuadro de firma. Así como ubicar la firma por texto. Más adelante lo explicamos.
• Papelera: basta con clicar sobre ella para eliminar el cuadro de firma creado.

Ubicar firma por texto:

Es posible indicar la ubicación de una firma utilizando como referencia un texto dentro del documento. Es importante que dicho texto sea único y no se repita en ningún otro sitio del documento donde no queramos ubicar el cuadro de firma. Mediante este sistema, la firma se ubicará justo debajo del texto que indiquemos como referencia.

Clicaremos sobre el cuadro que indica “Por texto” para dejar marcado un tick. Seguidamente deberemos elegir el tamaño en cm e indicar un texto (debe ser único en el documento) y clicar en “AÑADIR FIRMA”. Previsualizaremos si el recuadro de firma ha quedado encajado donde deseamos.

6.2. Gestionar plantillas.

Gestiona y edita las plantillas almacenadas cómodamente desde el gestor de plantillas. Simplemente deberemos acceder pulsando en “GESTIONAR PLANTILLAS”. En la ventana emergente podremos eliminar o editar las plantillas almacenadas.

7. Configuración general

Notificaciones diarias

Número de notificaciones push diarias que recibirá el receptor en su dispositivo cuando realicemos un envío.

Caducidad de envíos (días)

Días de caducidad, por defecto, establecidos para todos los envíos que realicemos en el sistema. Debemos tener en cuenta que este valor se puede variar cuando estemos realizando el envío.

Remitente de los SMS

Remitente que verá el receptor al recibir el envío, ya sea por SMS o Email. Tenemos un máximo de 11 caracteres para mostrar, y deberemos escribir el remitente sin espacios (para el formato en SMS).

Documento final

Establecemos el documento final que se debe generar y almacenar en nuestro buzón de documentos. Estableceremos cómo queremos recibir el documento: documento principal, documento + trazabilidad o documento + trazabilidad + adjuntos.

Seleccione tipo de la firma

Indica si se le permite al destinatario firmar los documentos enviados con firma manuscrita, certificado electrónico o ambas opciones.

Visualización del cuadro de firma para el usuario firmante

Si tenemos marcada esta opción, el receptor del envío verá en la previsualización del documento el cuadro donde irá ubicada su firma.

Obligatoriedad de visualizar el documento antes de su firma

Al marcar esta opción, obligamos al usuario a abrir el documento para confirmar de este modo que ha visto el documento antes de firmarlo.

8. Usuarios

El sistema permite crear diferentes usuarios administradores en un mismo plan de envíos. Esta opción permite organizar la herramienta con diferentes administradores cuando tenemos varias personas encargadas de utilizar la herramienta.

Cada nuevo usuario visualizará únicamente sus envíos, siendo solo el administrador general el que puede ver todo el cómputo general de envíos. Además, los usuarios no podrán realizar cambios en el perfil o crear nuevos administradores.

8.1. Crear un nuevo usuario

Para crear usuarios, debemos acceder al menú “USUARIOS”, pulsar el botón “NUEVO USUARIO”, y en la ventana emergente indicar un nombre de usuario y el correo electrónico. Es importante escribir bien el correo ya que será donde el nuevo usuario reciba la contraseña de acceso al sistema.

8.2. Editar, activar o desactivar usuarios

Si deseamos editar la información del usuario, en el menú “USUARIOS” pulsaremos el icono lápiz del usuario. Una vez dentro, en la ventana emergente, podremos editar toda la información, como el nombre, correo electrónico, y activar o desactivar el usuario.

9. Perfil

Panel donde podremos editar y cambiar los datos de la cuenta. El sistema permite cambiar el nombre de perfil, correo electrónico, contraseña, teléfono, o los datos de facturación.

9.1. Cambiar contraseña

Si deseamos cambiar de contraseña, simplemente debemos acceder al menú PERFIL, desde la esquina superior derecha del sistema, y acceder a “PERFIL”. Una vez dentro, veremos el panel de Cambiar contraseña, donde deberemos introducir una contraseña válida y repetirla.

9.2. Datos de facturación

Las facturas se generan de manera automática por el sistema, y llegarán de manera automática al email registrado en el perfil. Si deseamos recibir las facturas en otro correo electrónico, debemos cambiarlo desde el perfil.

Igualmente, las facturas se generan con la dirección registrada en el perfil.

9.3. Tickets

Registro de las compras realizadas en el sistema. Cada ticket tiene su factura correspondiente, que podrás descargar fácilmente seleccionando el ticket y luego pulsando el icono “factura”, que veremos en la parte superior derecha de la sección Tickets.